Daten anonymisieren: personenbezogene Identifikatoren durch Codes ersetzen und sensible Angaben löschen
Datensätze enthalten oft sensible personenbezogene Daten. Umfragen, Register, Personal- und Studierendenakten und Verwaltungsdaten sind häufige Quellen, und ein Datenleck zu vermeiden ist gute Praxis. Mit HILO sparen Sie sich die Arbeit in Excel mit EINDEUTIG und SVERWEIS und versehen alle Ihre Dateien mit denselben Codes.
HILO markiert die Spalten mit personenbezogenen Daten, vergibt zufällige Codes oder löscht sie und gibt Ihnen die Datei im selben Format zurück:
- Nichts verlässt Ihren Browser
- Kostenlos und ohne Konto
- Dieselben Codes in all Ihren Dateien
Ausweisnummern in einem Datensatz ersetzen, ohne die Verknüpfungen zu verlieren
Sie laden eine oder mehrere Excel- oder CSV-Dateien und prüfen den Vorschlag von HILO Spalte für Spalte. Die Entscheidung liegt bei Ihnen.
Erkennt die Spalten mit personenbezogenen Daten
Ausweis-, Personal-, Matrikel- oder Versichertennummern, IBAN und jeder Code, der eine Person identifiziert, außerdem Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Anschriften und Geburtsdaten. HILO erkennt sie am Inhalt (E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Datumsangaben, IBAN) und am Spaltennamen, auf Deutsch, Englisch, Spanisch und Portugiesisch (etwa „Vorname“, „Geburtsdatum“, „Matrikelnummer“ oder „E-Mail“).
Derselbe Wert erhält in allen Dateien denselben Code
Jeder Wert erhält einen zufälligen Code. Wenn Sie Einschreibungen und Notenlisten zusammen laden, hat dieselbe Person in beiden denselben Code, auch wenn die Nummer in der einen Datei mit Punkten und in der anderen ohne geschrieben ist.
Vergröbert, wo es sinnvoll ist
Das Geburtsdatum kann zu einer Altersgruppe werden und die E-Mail-Adresse zu „privat“ oder „dienstlich“. Eine Angabe wird nur abgeleitet, wenn der Datensatz sie noch nicht enthält, und Sie sehen das Ergebnis immer, bevor Sie es anwenden.
Verdeckt, was in Kommentarfeldern steht
Sucht in Textspalten nach E-Mail-Adressen, Telefonnummern und den Namen aus dem Datensatz selbst (Ausweisnummern derzeit nur in argentinischen und brasilianischen Formaten) und ersetzt sie durch [ID], [EMAIL] oder [NAME]. Beispiele vorher und nachher zeigen Ihnen, was sich ändert.
Anonymisieren oder pseudonymisieren: Was dieses Tool tut
Identifikatoren durch Codes zu ersetzen heißt pseudonymisieren. Das tut HILO, und das ist es, was man in der Praxis meist „einen Datensatz anonymisieren“ nennt.
Vollständig anonymisieren heißt, dass niemand mehr jemanden identifizieren kann, auch nicht mit Informationen von außen. Das garantiert kein Tool für sich allein. HILO zeigt Ihnen, was übrig bleibt, und hilft Ihnen bei der Entscheidung.
Seltene Kombinationen: eine Prüfung vor dem Teilen
HILO zählt, wie viele Personen eine einmalige Kombination der verbleibenden Spalten haben. Das ist vor allem wichtig, wenn der Datensatz veröffentlicht oder außerhalb Ihres Teams geteilt wird.
HILO schlägt vor, welche Spalte vergröbert oder entfernt werden sollte, und Sie wenden das mit einem Klick an, wenn es passt. Ein Beispiel: In einem fiktiven Datensatz mit 400 Einschreibungen hatten 110 Personen eine einmalige Kombination aus Alter, Geschlecht, Wohnort und Studiengang; ohne den Wohnort waren es noch 19.
Was es nicht tut
Besser, Sie wissen es vorher.
Es arbeitet nicht mit Textdokumenten
Es verarbeitet Tabellen: Excel und CSV. Interviews oder Berichte in Word oder PDF können Sie mit den Text-Tools von HILO bearbeiten.
Es findet nicht alles, was von Hand geschrieben wurde
Namen, die nicht im Datensatz stehen, Spitznamen oder Details, die jemanden verraten, können in Kommentarfeldern bleiben. Wenn dieser Text geteilt wird, lesen Sie ihn vorher.
Nichts verlässt Ihren Browser
Der Datensatz wird auf Ihrem Computer gelesen und verarbeitet. Er wird weder zu HILO noch an die KI hochgeladen, verbraucht keine Hilos und braucht kein Konto. Die Codes bestehen im Tab, solange er geöffnet ist: Wenn Sie sie behalten möchten, laden Sie die Zuordnungstabelle herunter.
Es ist Pseudonymisierung: Die Identifikatoren werden durch Codes ersetzt oder gelöscht. Oft nennt man das „einen Datensatz anonymisieren“, aber über andere Spalten kann eine Person noch erkennbar sein. HILO zeigt Ihnen, wie viele seltene Kombinationen übrig bleiben und was sie verringert.
Die Angaben, die eine Person identifizieren (Ausweis-, Personal- oder Matrikelnummer, Name oder jeder Code, der sie identifiziert), werden durch einen Code ersetzt, sodass sie nur mit getrennt aufbewahrten Informationen wie der Zuordnungstabelle wieder identifiziert werden kann.
Es hilft, ersetzt aber nicht die Prüfung des Einzelfalls. Die DSGVO definiert die Pseudonymisierung in Artikel 4 Nr. 5 und behandelt pseudonymisierte Daten weiterhin als personenbezogene Daten. Was das Recht für Ihren Datensatz verlangt, hängt davon ab, wozu und mit wem Sie ihn teilen. HILO bietet keine Rechtsberatung.
Nur wenn Sie die Zuordnungstabelle (Original → Code) heruntergeladen haben, die standardmäßig deaktiviert ist. Ohne sie kann nicht einmal HILO die Codes zurückführen: Sie bestehen in Ihrem Browser, solange der Tab geöffnet ist.
Ja. Wenn Sie mehrere Dateien zusammen laden, erhält dieselbe Nummer in allen denselben Code, auch wenn sie unterschiedlich geschrieben ist. Für eine zweite Welle oder das nächste Jahr laden Sie die frühere Zuordnungstabelle, und die Codes bleiben erhalten.
Ja, und ohne Konto. Es nutzt keine KI und verbraucht keine Hilos.
Excel (.xlsx und .xls) und CSV. Die Datei kommt im selben Format zurück, die übrigen Spalten bleiben unverändert. Die Excel-Datei ist bereinigt: ein einziges Tabellenblatt, ohne Formatierungen und ohne Dateieigenschaften.
Entfernen Sie die Identifikatoren, bevor Sie Ihren Datensatz teilen
Laden Sie Ihre Excel- oder CSV-Datei, und in wenigen Minuten haben Sie den Datensatz ohne Identifikatoren, ein Protokoll dessen, was getan wurde, und auf Wunsch die Zuordnungstabelle.