Anonimizzare una base di dati: sostituisci gli identificatori personali con codici e cancella le informazioni sensibili
Le basi di dati contengono spesso informazioni personali sensibili. Indagini, anagrafiche, fascicoli del personale o degli studenti e registri amministrativi ne sono fonti frequenti, e evitare la fuga di dati personali è una buona pratica. Con HILO risparmi il lavoro in Excel con UNICI e CERCA.VERT e codifichi tutti i tuoi file con gli stessi identificatori.
HILO individua le colonne con dati personali, assegna loro un codice casuale o le cancella e ti restituisce il file nello stesso formato:
- Nulla esce dal tuo browser
- Gratis e senza account
- Gli stessi codici in tutti i tuoi file
Rimuovi o sostituisci il numero di identità di una base di dati senza perdere gli incroci
Carichi uno o più file Excel o CSV e controlli ciò che HILO propone, colonna per colonna. La decisione è tua.
Individua le colonne con dati personali
Numeri di documento (compreso il codice fiscale), partite IVA, matricole, IBAN e qualsiasi codice che identifichi una persona, oltre a nomi, email, telefoni, indirizzi e date di nascita. HILO li riconosce dal nome della colonna in italiano, spagnolo, portoghese, inglese, tedesco e francese (per esempio «Codice fiscale», «Data di nascita», «Cognome», «Nombre», «Vorname» o «Prénom»), e dal contenuto quando si tratta di email, telefoni, IBAN, codici fiscali (con il carattere di controllo), numeri di sicurezza sociale francesi (NIR) o documenti argentini e brasiliani. La partita IVA si riconosce dal nome della colonna. Una data di nascita viene riconosciuta solo dal nome della colonna: una colonna di date con un nome poco chiaro è trattata come una semplice data e resta invariata. Allo stesso modo, una colonna il cui nome non è in nessuna di queste lingue resta invariata finché non scegli, nella tabella, di sostituirla con un codice o di eliminarla.
Lo stesso dato con lo stesso codice in tutti i tuoi file
Ogni valore riceve un codice casuale. Se carichi insieme le iscrizioni e i verbali, la stessa persona ha lo stesso codice in entrambi, anche se il numero è scritto con i punti in uno e senza punti nell’altro.
Generalizza ciò che conviene
La data di nascita può diventare una fascia di età e l’email, «personale» o «istituzionale». Un dato viene dedotto solo se la base non lo ha già, e vedi sempre come risulta prima di applicarlo.
Copri ciò che è scritto nei commenti
Cerca nelle colonne di testo le email e i nomi delle persone della base stessa (se la base ha una colonna di nomi riconosciuta), oltre a numeri di documento e di telefono, ma questi sono pensati per formati argentini e brasiliani: altri formati possono non essere individuati. Il codice fiscale italiano e gli IBAN scritti in un testo libero non vengono ancora individuati. Li sostituisce con [ID], [EMAIL] o [NAME]. Ti mostra esempi di prima e dopo perché tu verifichi.
Anonimizzare o pseudonimizzare: cosa fa questo strumento
Sostituire gli identificatori con codici si chiama pseudonimizzare. È ciò che fa HILO, ed è ciò che nella pratica si chiama «anonimizzare una base».
Anonimizzare del tutto significa che nessuno possa più reidentificare nessuno, nemmeno con informazioni esterne. Questo non lo garantisce nessuno strumento da solo. HILO ti mostra cosa resta e ti aiuta a decidere.
Combinazioni poco frequenti: un controllo prima di condividere
HILO conta quante persone hanno una combinazione unica delle colonne rimaste. Conta soprattutto se la base verrà pubblicata o condivisa fuori dal tuo gruppo.
HILO ti propone quale colonna generalizzare o rimuovere, e la applichi con un clic se ti serve. Per esempio, in una base fittizia di 400 iscritti, 110 persone avevano una combinazione unica di età, sesso, località e corso di laurea; rimuovere la località l’ha ridotta a 19.
Cosa non fa
Meglio saperlo prima.
Non lavora con documenti di testo
Elabora fogli di calcolo: Excel e CSV. Le interviste o i rapporti in Word o PDF puoi lavorarli con gli strumenti di testo di HILO.
Non trova tutto ciò che è scritto a mano
Nomi che non sono nella base, soprannomi, codici fiscali o IBAN scritti in un commento, telefoni in altri formati o dettagli che tradiscono qualcuno possono restare nei commenti. Se quel testo verrà condiviso, conviene rileggerlo.
Nulla esce dal tuo browser
La base viene letta ed elaborata sul tuo computer. Non viene caricata su HILO né sull’IA, non consuma hilos e non serve un account. I codici vivono nella scheda finché è aperta: se vuoi conservarli, scarichi la tabella di corrispondenza.
È pseudonimizzazione: gli identificatori vengono sostituiti con codici o cancellati. Spesso si chiama «anonimizzare una base», ma con altre colonne una persona può ancora essere distinta. HILO ti mostra quante combinazioni poco frequenti restano e cosa le riduce.
Sostituire i dati che identificano una persona (numero di documento, matricola, nome o qualsiasi codice che la identifichi) con un codice, in modo che possa essere reidentificata solo con informazioni conservate a parte, come la tabella di corrispondenza.
Aiuta, ma non sostituisce l’analisi di ogni caso. Il GDPR definisce la pseudonimizzazione all’articolo 4, punto 5, e considera i dati pseudonimizzati ancora dati personali. Ciò che la legge richiede per la tua base dipende da a cosa serve e con chi la condividi. HILO non fornisce consulenza legale.
Solo se hai scaricato la tabella di corrispondenza (originale → codice), disattivata per impostazione predefinita. Senza di essa, nemmeno HILO può invertire i codici: vivono nel tuo browser finché la scheda è aperta.
Sì. Se carichi insieme più file, lo stesso identificatore riceve lo stesso codice in tutti, anche se è scritto in modo diverso. Per una seconda ondata o per l’anno dopo, carichi la tabella di corrispondenza precedente e i codici si conservano.
Sì, e senza account. Non usa l’IA e non consuma hilos.
Excel (.xlsx e .xls) e CSV. Il file esce nello stesso formato, con le altre colonne intatte. L’Excel esce pulito: un solo foglio, senza formattazioni né proprietà del file.
Rimuovi gli identificatori prima di condividere la tua base
Carica il tuo Excel o CSV e in pochi minuti hai la base senza identificatori, l’attestazione di ciò che è stato fatto e, se la chiedi, la tabella di corrispondenza.