Anonymiser une base de données : remplacez les identifiants personnels par des codes et effacez les informations sensibles
Les bases de données contiennent souvent des informations personnelles sensibles. Enquêtes, registres, dossiers du personnel ou des étudiants et fichiers administratifs en sont des sources fréquentes, et éviter la fuite de données personnelles est une bonne pratique. Avec HILO, vous économisez le travail dans Excel avec UNIQUE et RECHERCHEV et vous codez tous vos fichiers avec les mêmes identifiants.
HILO repère les colonnes contenant des données personnelles, leur donne un code aléatoire ou les efface et vous rend le fichier dans le même format :
- Rien ne quitte votre navigateur
- Gratuit et sans compte
- Les mêmes codes dans tous vos fichiers
Retirez ou remplacez le numéro d’identité d’une base de données sans perdre les croisements
Vous chargez un ou plusieurs fichiers Excel ou CSV et vous examinez ce que HILO propose, colonne par colonne. La décision est la vôtre.
Repère les colonnes contenant des données personnelles
Numéros de pièce d’identité, de sécurité sociale (NIR), matricules d’étudiants ou d’employés, IBAN et tout code qui identifie une personne, ainsi que noms, courriels, téléphones, adresses et dates de naissance. HILO les reconnaît au nom de la colonne, en français, en allemand, en anglais, en espagnol et en portugais (par exemple « Prénom », « Date de naissance », « Numéro de sécurité sociale », « Vorname » ou « Matrikelnummer »), et à leur contenu quand il s’agit de courriels, de téléphones, d’IBAN, de numéros de sécurité sociale ou de documents argentins et brésiliens. Une date de naissance n’est reconnue que par le nom de la colonne : une colonne de dates au nom peu clair est traitée comme une simple date et reste inchangée. De même, une colonne dont le nom n’est dans aucune de ces langues reste inchangée tant que vous ne choisissez pas, dans le tableau, de la remplacer par un code ou de la supprimer.
La même donnée avec le même code dans tous vos fichiers
Chaque valeur reçoit un code aléatoire. Si vous chargez ensemble les inscriptions et les relevés de notes, la même personne a le même code dans les deux, même si le numéro est écrit avec des points dans l’un et sans points dans l’autre.
Généralisez ce qui convient
La date de naissance peut devenir une tranche d’âge et le courriel, « personnel » ou « institutionnel ». Une donnée n’est déduite que si la base ne l’a pas déjà, et vous voyez toujours le résultat avant de l’appliquer.
Masquez ce qui est écrit dans les commentaires
Cherche dans les colonnes de texte les courriels et les noms de personnes de la base elle-même (si la base a une colonne de noms reconnue), ainsi que les numéros d’identité et de téléphone, mais ceux-ci sont conçus pour des formats argentins et brésiliens. Les téléphones français et les IBAN écrits dans un texte libre ne sont pas encore repérés. Remplace par [ID], [EMAIL] ou [NAME]. Des exemples avant et après vous montrent ce qui change, pour que vous vérifiiez.
Anonymiser ou pseudonymiser : ce que fait cet outil
Remplacer les identifiants par des codes s’appelle pseudonymiser. C’est ce que fait HILO, et c’est ce qu’on appelle en pratique « anonymiser une base ».
Anonymiser complètement signifie que personne ne puisse plus réidentifier personne, pas même avec des informations extérieures. Aucun outil ne le garantit à lui seul. HILO vous montre ce qui reste et vous aide à décider.
Combinaisons peu fréquentes : un contrôle avant de partager
HILO compte combien de personnes ont une combinaison unique des colonnes restantes. Cela compte surtout si la base va être publiée ou partagée hors de votre équipe.
HILO vous propose quelle colonne généraliser ou retirer, et vous l’appliquez d’un clic si cela vous convient. Par exemple, dans une base fictive de 400 inscrits, 110 personnes avaient une combinaison unique d’âge, de sexe, de commune et de filière ; retirer la commune l’a ramenée à 19.
Ce qu’il ne fait pas
Mieux vaut le savoir avant.
Il ne travaille pas avec des documents de texte
Il traite des tableurs : Excel et CSV. Les entretiens ou rapports en Word ou PDF, vous pouvez les travailler avec les outils de texte de HILO.
Il ne trouve pas tout ce qui est écrit à la main
Des noms qui ne sont pas dans la base, des surnoms, des téléphones français ou des IBAN écrits dans un commentaire, ou des détails qui trahissent quelqu’un peuvent rester dans les commentaires. Si ce texte doit être partagé, mieux vaut le relire.
Rien ne quitte votre navigateur
La base est lue et traitée sur votre ordinateur. Elle n’est envoyée ni à HILO ni à l’IA, ne dépense pas de hilos et ne demande pas de compte. Les codes vivent dans l’onglet tant qu’il est ouvert : si vous voulez les conserver, téléchargez la table de correspondance.
C’est de la pseudonymisation : les identifiants sont remplacés par des codes ou effacés. On appelle souvent cela « anonymiser une base », mais avec d’autres colonnes une personne peut encore être distinguée. HILO vous montre combien de combinaisons peu fréquentes restent et ce qui les réduit.
Remplacer les données qui identifient une personne (numéro d’identité, matricule, nom ou tout code qui l’identifie) par un code, de sorte qu’elle ne puisse être réidentifiée qu’avec des informations conservées à part, comme la table de correspondance.
Cela aide, mais ne remplace pas l’analyse de chaque cas. Le RGPD définit la pseudonymisation à son article 4, point 5, et considère que les données pseudonymisées restent des données personnelles. Ce que la loi exige pour votre base dépend de l’usage et des personnes avec qui vous la partagez. HILO ne fournit pas de conseil juridique.
Seulement si vous avez téléchargé la table de correspondance (original → code), désactivée par défaut. Sans elle, même HILO ne peut pas inverser les codes : ils vivent dans votre navigateur tant que l’onglet est ouvert.
Oui. Si vous chargez plusieurs fichiers ensemble, le même identifiant reçoit le même code dans tous, même s’il est écrit différemment. Pour une deuxième vague ou l’année suivante, vous chargez la table de correspondance précédente et les codes sont conservés.
Oui, et sans compte. Il n’utilise pas l’IA et ne dépense pas de hilos.
Excel (.xlsx et .xls) et CSV. Le fichier ressort dans le même format, avec les autres colonnes intactes. L’Excel ressort propre : une seule feuille, sans mises en forme ni propriétés du fichier.
Retirez les identifiants avant de partager votre base
Chargez votre Excel ou CSV et en quelques minutes vous avez la base sans identifiants, l’attestation de ce qui a été fait et, si vous la demandez, la table de correspondance.