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多人合写的报告、合同、机构文件

统一文档中的术语,让每样东西只有一个名称

汇集一样东西的所有叫法,选定一个,就地修改其他叫法,不必在页面之间来回跳转。

一份由四个人撰写的报告,把同一个群体称为“受益人”“受助者”和“目标人群”。放在一起看,文档就像在谈论三件不同的事。

  • 所有提及集中在一个视图中,可直接修改
  • 修改会回到文档中原来的位置
  • 可下载带修订标记的版本供审阅(Premium)
打开工具应用目前提供英语、西班牙语和葡萄牙语版本。 查看示例

你在自己的文档上修改;原文不会丢失。

它返回什么

不同的说法集中在一起,选定一个,修改其余

这个工具不决定哪个是对的。它显示现有的各种说法及其页码,你从那里开始修改。决定由你做并不是局限:正是这一点让选定的术语成为正确的那个,而不只是出现最多的那个。

概念:目标人群

目标人群 · 14 受益人 · 9 受助者 · 6 项目使用者 · 2
第 12 页 调查覆盖了估计目标人群的 68%。
第 41 页 完成整个周期的受益人共有 1240 人。
第 77 页 我们就服务质量询问了受助者。

每种说法旁边的数字比看上去更重要:你用了十四次的那个词不一定是对的,但改掉它要改十四处,最好在决定之前就知道。

还有一种情况关乎实质而非风格:两种说法并不是同义词。如果“受益人”是完成了整个周期的人,而“目标人群”是所有覆盖到的人,把它们统一起来就错了。放在一起看,你才会注意到。

适用对象

当文档出自多人之手,或者写作时间跨度很长时

咨询

多人合写的报告

四位顾问,四套用词。检查主要术语是否一致。

报告交付成果团队
法律

合同与招标文件

一个术语在不同条款之间换了名称,就是一种歧义。

合同招标文件条款
学术

写了两年的毕业论文

第 2 章和第 6 章相隔几个月写成。看得出来。

论文一致性章节
机构

政策文件

当文件日后被引用时,每一种说法都会变成一种不同的解读。

政策规章机构
使用方法

汇集、决定、修改

  1. 汇集这个概念。输入你对它的称呼,所有提及都会返回,包括用了其他词的那些。
  2. 把不同说法放在一起看。附上每种说法出现的次数和页码。就在这里决定保留哪一个。
  3. 在同一个视图中修改。不必在文档中跳来跳去。修改会应用到每处提及原来的位置。
  4. 使用 Premium 时,如果有人需要审阅改动了什么,你可以下载带修订标记的版本。
常见问题

不会。你在一个视图中修改它们,速度很快,而且每一处修改都经过你的眼睛。

能,这正是难点,也正是它做的事。它按语义搜索,所以查找“目标人群”时,也会找出“受益人”和“项目使用者”。不使用 AI 时按关键词搜索,找到的会少得多。

这种情况很常见,也正是这个工具不自动统一的原因。把它们连同上下文放在一起看,你才能发现两个看似可以互换的术语其实并不相同。

不会。你下载的是修改后的文档;使用 Premium 时,还能下载一份带修订标记、显示改动内容的版本。

适用,这正是它的用途。文档越长,各处提及相隔越远,从头到尾通读的用处就越小。

从你最担心的那个概念开始

上传文档,输入你对它的称呼,看看它还以多少种其他方式出现。

另见:术语表 打开工具应用目前提供英语、西班牙语和葡萄牙语版本。